Waarom boekhouden en wat is het?
Boekhouden hoort erbij als je ondernemer bent. Je kunt het boekhouden uitbesteden of zelf doen, maar als ondernemer ben je zelf verantwoordelijk voor een kloppende boekhouding. De Belastingdienst verplicht elke ondernemer ook een boekhouding bij te houden.
Boekhouden is het vastleggen van alle financiële gebeurtenissen binnen jouw onderneming. Het grootste deel van het boekhouden bestaat uit het vastleggen van
- Verkoopfacturen
- Inkoopfacturen en kosten facturen
- Bijschrijvingen en afschrijvingen van de zakelijke bankrekening
- Privé-opnames
- BTW-aangifte
- Afschrijvingen/afwaarderingen
De financiële gebeurtenissen staan in de boekhouding omdat ze samen allemaal invloed hebben op het resultaat (winst) van je bedrijf. Over de winst moet je belasting betalen, vandaar dat de Belastingdienst wil dat alles klopt.
Financiële gebeurtenissen zijn bijvoorbeeld:
- Omzet die je factureert aan je klanten
- Het maken van kosten en inkoop van voorraad
- Privé opnames in geld of goederen
- Privé stortingen in geld of goederen
- Investering in een machine of auto
- Afschrijving van een machine of een auto
Met het boekhouden werk je toe naar de Inkomstenbelasting aangifte voor ondernemers die je jaarlijks doet. In de aangifte worden al de financiële gebeurtenissen ingevoerd omdat al die gebeurtenissen samen het resultaat bepalen van je onderneming. Over het resultaat moet je Inkomstenbelasting betalen, vandaar dat de Belastingdienst alles wil weten.
Zoals nog gedetailleerder staat uitgelegd bij Rekening op de pagina over Dubbel boekhouden bestaat een boekhouding uit rekeningen. Deze rekeningen lijken veel op een soort bankrekening, in de zin dat je er geld naar toe kunt schrijven en van af kunt halen. In tegenstelling tot de bankrekening blijft het geld wel binnen de onderneming. Omdat de hele financiële administratie samen het grootboek heet, worden deze rekeningen grootboekrekeningen genoemd.
Voor elk onderdeel dat je in de inkomstenbelasting aangifte moet invullen moet je een aparte grootboekrekening aanmaken. Zo heb je bijvoorbeeld een grootboekrekening voor:
- Omzet
- Inkoopprijs materialen en voorraad
- Privé opnames
- Auto- en transportkosten
- Onderhoudskosten
In het onderdeel Opzetten laten we zien welke rekeningen je moet aanmaken en waarom.
Tijdens het boekhouden leg je elke financiële gebeurtenis vast op de bijbehorende grootboekrekening. Verkoopfacturen die je maakt boek je op “Omzet”. Zo komen alle verkoopfacturen bij elkaar te staan op de grootboekrekening “Omzet”.
In de aangifte Inkomstenbelasting staat ook een onderdeel “Omzet”. Als je de aangifte gaat invullen kun je het bedrag dat als “Omzet” in je boekhouding staat direct invullen.
Op deze manier helpen de grootboekrekeningen je dus bij het boekhouden.
Boekhouden is een vak dat zelfs onderdeel is van sommige Universitaire opleidingen. Het kan dus heel lastig zijn. Gelukkig is de boekhouding van een zzp’er of een eenmanszaak niet zo ingewikkeld. Iedereen die zo’n boekhouding een tijdje doet zal merken dat veel dingen hetzelfde zijn.
Als je zelf net begint met boekhouden is alles nieuw, maar na verloop van tijd zie je steeds vaker dezelfde dingen terugkomen. Omdat er zo veel zzp’ers en eenmanszaken zijn in Nederland, is er veel informatie online te vinden. Zo is er bijvoorbeeld deze website maar ook via de Belastingdienst (telefoon en website) en verschillende fora kun je veel informatie krijgen. Je zult voornamelijk tijd investeren en het niet erg moeten vinden om wat nieuws te leren.
Voor het goed kunnen boekhouden heb je een boekhoudprogramma nodig. De inrichting van het boekhoudprogramma voor jouw bedrijf is veruit het belangrijkste. Met de inrichting bedoelen we het aanmaken van grootboekrekeningen (ook wel kostenrekeningen genoemd) en de Btw-tarieven. Als je de inrichting goed doet is het boekhouden veel gemakkelijker. Ook krijg je door een goede inrichting de gegevens voor de Btw-aangifte en de aangifte inkomstenbelasting overzichtelijk uit je boekhouding.
Deze handleiding helpt je om het open source programma GnuCash in te richten en te gebruiken voor je eigen boekhouding.