Dubbel boekhouden

Een boekhoudsysteem gaat over geld en over transacties: het overboeken van geld. Het zogeheten dubbele boekhoudsysteem is het meeste gebruikte boekhoudsysteem.

Dubbel boekhouden begint vanuit het idee dat je door transacties twee keer op iets verschillende manieren op te schrijven (oftewel boeken), je de getallen met elkaar kunt vergelijken en daarmee kunt controleren of er iets mis is gegaan.

Rekening

De basis van elk boekhoudsysteem is een rekening: een plaats waar geld naar toe en geld van af kan worden geschreven. Een boekhouding bestaat een verzameling rekeningen die samen het grootboek genoemd worden.

Bankrekening

Een van die rekeningen is de bankrekening: de rekening bij de bank waar inkoopfacturen van betaald worden en het geld binnenkomt van de verkoopfacturen. Op de bankrekening is echter niet te zien van welke klanten nog geld binnen moet komen, of welke rekeningen nog niet betaald zijn. Om dat wel te kunnen zien bestaat er in een boekhouding een rekening voor elk onderdeel dat apart moet worden bijgehouden.

Debiteuren

De rekening voor de klanten heet Debiteuren. Debet is een Latijns woord dat “schuld” betekent. Het Engelse woord debt is hier rechtstreeks van afgeleid. Klanten worden debiteuren genoemd omdat zij ons geld verschuldigd zijn.

Crediteuren

De rekening voor de leveranciers heet Crediteuren. Credit is een Latijns woord dat naast geloven ook toevertrouwen kan betekenen. Leveranciers hebben geld van ons tegoed.

Verkoopfacturen

In een factuur komen deze rekeningen bij elkaar. Een verkoopfactuur bestaat uit een aantal regels met daarop de verschillende zaken die verkocht zijn. Het totale bedrag van de verkoopfactuur wordt op de debiteuren-rekening bijgeschreven zodra de verkoopfactuur geboekt wordt. Zolang de klant nog niet betaald heeft, kun je op de debiteuren-rekening dus zien hoeveel je nog te goed hebt van de klanten. Zodra een klant betaalt, komt dat binnen op de bankrekening. Omdat wat je nog tegoed had van je klanten nu minder is geworden, boek je het betaalde bedrag van de debiteuren-rekening naar de bankrekening. Als alle klanten betaald hebben, is het saldo op de debiteuren-rekening dus 0.

Inkoopfacturen

Bij de inkoopfactuur gaat dit op dezelfde manier. Zodra je de bestelling doet, krijg je een factuur. Deze factuur wordt een aantal regels in de Crediteurenrekening en het totale bedrag wordt als negatief bedrag op de crediteuren-rekening geschreven. Hiermee kun je zien hoeveel je nog moet betalen. Zodra je de factuur betaalt, wordt het bedrag van de bank-rekening overgeschreven naar de Crediteuren-rekening. Als alles is betaald, is het saldo op de crediteuren-rekening 0.

Conclusie

Je ziet dat door op deze manier via twee rekeningen steeds te werken, je inzicht blijft houden, en kunt controleren of betalingen volledig zijn. Dit is de basis van dubbel boekhouden. Voor een complete boekhouding zijn er nog meer rekeningen nodig, maar dat werkt op een vergelijkbare manier.