Geboekte verkoopfactuur corrigeren

Als je een fout in de factuur hebt ontdekt nadat de factuur geboekt is, kan je deze corrigeren.

Zoek eerste de factuur op via de optie “Verkoopfactuur zoeken” in het submenu “Klant” van het menu “MKB”.

Je krijgt nu het venster “Verkoopfactuur zoeken”.

Je kunt naar een specifieke factuur zoeken op veel verschillende kenmerken, zoals factuurnummer en bedrijfsnaam. Gebruik daarvoor het selectie-menu dat standaard op Factuurnummer staat. Als je een extra zoek-regel wilt hebben, gebruik de knop “Toevoegen”. Je kunt de knop “Remove” gebruiken om een zoekregel te verwijderen. Je kunt een overzicht krijgen van alle verkoopfacturen door alle zoekregels te verwijderen en op Zoek te klikken.

In dit geval weten we het factuurnummer, namelijk 000001. Als we dit invullen en op zoek klikken krijgen we het volgende te zien:

Selecteer de factuur uit de lijst met zoekresultaten en klik op “Verkoopfactuur bekijken/bewerken”.

Kies uit het menu met het pijltje (het “▾-menu”) en kies “Boeking verkoopfactuur terugnemen”. Je krijgt nu een dialoogvenster met de vraag of je belastingtarieven wilt bijwerken. Hiermee wordt bedoeld dat de BTW-boekingen worden teruggenomen die uitgevoerd zijn toen de factuur de eerste keer geboekt is.

Je kunt nu weer alles aanpassen aan deze factuur. Als je de factuur al hebt opgeslagen of verstuurd, maak dan een aantekening op de oude factuur zodat je weet dat er een aanpassing is geweest.

Nieuwe factuur / Credit nota als aanvulling

Als er zaken oorspronkelijk zijn gefactureerd die teruggenomen moeten worden, dan is het eigenlijk beter om een zogeheten correctie-factuur of credit nota te maken. Je maakt dan een nieuwe factuur aan waar je de zaken die teruggenomen moeten worden op in mindering brengt.

Als voorbeeld: Een klant heeft 100 stoelen bij je besteld en je hebt de factuur daarvoor verzonden. Nu blijkt dat die klant een tiepfout heeft gemaakt en er maar 10 wilde hebben. Je kunt nu de oorspronkelijke factuur bewerken en zorgen dat er maar 10 op staan. Je kunt er echter ook voor kiezen om een credit nota te sturen: een aanvullende factuur waarop je - 90 stoelen zet. Het totaal van de facturen wordt daarmee 10 stoelen. Het voordeel van zo’n credit nota kan zijn dat duidelijk is wat er met de BTW precies gebeurd is. (Zie ook Credit nota op Wikipedia)

Het maken van een Credit Nota gaat op precies dezelfde manier als een verkoopfactuur, alleen kies je in het dialoogvenster “Nieuwe verkoopfactuur” bij Soort voor “Creditnota”.