Opslaan van de boekhouding

We hebben nu de grootboekrekeningen, BTW-tarieven en bedrijfsgegevens aangemaakt. Daarom is het van belang om de boekhouding op te slaan. GnuCash slaat de gegevens standaard op met meer dan 1 bestand om zo terug te kunnen gaan naar een vorige versie. Het is daarom aan te raden om een aparte map aan te maken voor je boekhouding.

Bewaartermijn boekhoudbestanden

GnuCash maakt elke keer dat de boekhouding wordt opgeslagen een nieuw bestand aan met een (iets) andere bestandsnaam. Dit is praktisch als je terug wilt gaan naar een vorige versie als je bijvoorbeeld een fout hebt gemaakt of per ongeluk iets hebt verwijderd. Standaard worden de bestanden 30 dagen bewaard. De bewaartermijn en instellingen voor automatisch opslag vind je onder Windows of Linux onder menu Bewerken, optie Voorkeuren en onder macOS onder het applicatie-menu en dan optie Voorkeuren. Kies daar voor het tabblad Algemeen.

Backups

Het is cruciaal om een reserve-kopie te hebben van je boekhouding. Zorg er dus voor dat je regelmatig een kopie van je map maakt. Dit kan op vele manieren, waaronder het maken van een zip van je map en die naar jezelf mailen. Je kunt ook regelmatig de map naar een speciale USB-stick of externe harde schijf kopiëren.

De laatste oplossing die we hier noemen is een zogeheten Cloud-oplossing. Je kunt hierbij denken aan online services zoals Google Drive, Microsoft OneDrive, Apple iCloud Drive, DropBox, maar ook zelfgehoste oplossingen als NextCloud of een NAS in het bedrijfsnetwerk. De boekhouding staat dan op je eigen computer, maar wordt ook tegelijkertijd opgeslagen op de servers van Google, Microsoft, Apple of DropBox. Hou er echter rekening mee dat een boekhouding vaak persoonsgegevens bevat, en daarmee onder de GDPR (General Data Protection Regulation) ofwel AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) valt. Kies dus een cloud-provider die aan deze normen voldoet!

Overigens mag het gebruik van een cloud-oplossing niet als backup gezien worden, dus is het verstandig ook op andere manieren nog een backup te verzorgen.

Klaar voor gebruik

Je boekhoudprogramma is nu klaar voor gebruik. Lees verder om te leren hoe je in- en verkoopfacturen invoert, BTW-aangifte doet, omgaat met prive-onttrekkingen en prive-stortingen enzovoorts.